Privacy reglement voor particulieren
1. Inleiding
Dit privacyreglement is van toepassing op alle dienstverlening van De Practische Coach, gevestigd te Lelystad, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99010305.
De Practische Coach hecht grote waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In dit privacyreglement wordt uitgelegd hoe wordt omgegaan met persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
In het kader van coaching bij levensgebeurtenissen kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:
- Voor- en achternaam
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Geboortedatum
- Factuurgegevens
- Aantekeningen van coachgesprekken
Er worden geen bijzondere persoonsgegevens verwerkt, tenzij dit noodzakelijk is voor de begeleiding en met uitdrukkelijke toestemming van de cliënt.
3. Doel van de gegevensverwerking
Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden:
- Het plannen en voeren van coachgesprekken
- Het toezenden van huiswerk opdrachten
- Het bijhouden van een cliëntdossier
- Facturatie en financiële administratie
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen
Gegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden zonder voorafgaande toestemming.
4. Online coaching
Bij online coaching (via video- of belverbinding) gelden de volgende uitgangspunten:
- Er wordt gebruikgemaakt van een beveiligde verbinding.
- Er worden bij voorkeur platforms gebruikt die voldoen aan Europese privacywetgeving.
- Sessies worden niet opgenomen, tenzij dit vooraf schriftelijk is overeengekomen.
- Indien er gebruik wordt gemaakt van e-mail of berichtenapps, wordt cliënt gewezen op het beperkte beveiligingsniveau van deze communicatiemiddelen.
De cliënt is zelf verantwoordelijk voor het gebruik van een veilige internetverbinding en een privéomgeving tijdens online sessies.
5. Dossiervorming
Voor iedere cliënt wordt een digitaal of fysiek dossier aangelegd. Dit dossier bevat:
- Formulier persoonsgegevens (zie punt 2)
- Datums en tijdstippen van gesprekken
- Aantekeningen van gesprekken
- Relevante correspondentie
- Facturen en betalingsgegevens
Beveiliging van dossiers
- Digitale dossiers worden opgeslagen op een beveiligde computer of in een beveiligde cloudomgeving met wachtwoordbeveiliging en tweestapsverificatie waar mogelijk.
- Papieren dossiers worden bewaard in een afsluitbare kast.
- Alleen de coach heeft toegang tot de dossiers.
Gegevens worden niet gedeeld met derden zonder schriftelijke toestemming van de cliënt, tenzij er een wettelijke verplichting bestaat.
6. Wettelijke bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld.
- Administratieve gegevens (zoals facturen) worden bewaard conform de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.
- Cliëntdossiers worden in beginsel bewaard tot maximaal 5 jaar na beëindiging van het traject, tenzij anders wettelijk vereist of uitdrukkelijk anders overeengekomen.
Na afloop van de bewaartermijn worden dossiers zorgvuldig vernietigd (papier) of permanent verwijderd (digitaal).
7. Delen van gegevens met derden
Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld met derden indien:
- Dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst (bijv. boekhouder);
- Er een wettelijke verplichting bestaat;
- De cliënt hier schriftelijk toestemming voor heeft gegeven.
Met externe verwerkers wordt, indien wettelijk vereist, een verwerkersovereenkomst gesloten.
8. Rechten van de cliënt
De cliënt heeft het recht om:
- Inzage te krijgen in zijn/haar persoonsgegevens
- Gegevens te laten corrigeren of aanvullen
- Gegevens te laten verwijderen (voor zover wettelijk toegestaan)
- Bezwaar te maken tegen verwerking
- Gegevens over te dragen (dataportabiliteit)
Een verzoek kan schriftelijk of per e-mail worden ingediend via [contactgegevens]. Binnen 30 dagen wordt hierop gereageerd.
9. Meldplicht datalekken
In geval van een datalek wordt gehandeld conform de geldende wettelijke verplichtingen. Indien het datalek mogelijk ongunstige gevolgen heeft voor de privacy van de cliënt, wordt deze hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte gesteld.
10. Klachten
Indien een cliënt een klacht heeft over de verwerking van persoonsgegevens, wordt verzocht eerst contact op te nemen met De Practische Coach.
Daarnaast heeft de cliënt het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder, in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Wijzigingen
De Practische Coach behoudt zich het recht voor dit privacyreglement te wijzigen. De meest actuele versie is te vinden op www.depractischecoach.nl of op te vragen via de email.